11 tips om te voorkomen dat de penningmeester er met de kas vandoor gaat

ARNHEM - Het komt wekelijks voor dat ergens in ons land een penningmeester een graai uit de kas doet bij een vrijwilligersorganisatie. Dat zegt de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk naar aanleiding van het bericht dat er bij de Arnhemse toneelvereniging Rijnstad Vocaaltheater jarenlang geld is verduisterd door de voormalige penningmeester. Het is schering en inslag, zegt de branchevereniging.

De Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk berekende een paar jaar geleden hoeveel geld er achterover was gedrukt. Ronald Hetem, die de berekening maakte, sloeg stijl achterover. Hij kwam uit op 10 miljoen euro. Dat is geld dat achterover werd gedrukt bij begrafenisverenigingen, organisaties van wielerkoersen en theatergezelschappen.

Volgens hem zijn vrijwilligersorganisaties een makkelijker doelwit dan bedrijven. Het zijn vaak vriendenclubs en de sfeer moet leuk blijven. Hetem: 'Wat je in je vrije tijd doet, samen met anderen moet leuk zijn, dat moet goed zijn en er moet geen wantrouwen zijn. En dat levert dan inderdaad gevaarlijke situaties op als inderdaad een penningmeester om wat voor reden ook, geld verduistert.' 

Vaak geen hebzucht

Penningmeesters die geld verduisteren, doen dit meestal niet uit hebzucht. Vaak wordt er geld geleend om problemen op te lossen, om een gokverslaving te bekostigen, of een webwinkel af te betalen. 'Ook heb ik meegemaakt dat iemand een familielid geld had geleend', zegt Hetem. 'Vaak met de beste bedoelingen. Vaak hebben ze dan de intentie het geld weer terug te betalen als het weer beter gaat. Maar ja, het gaat daarna niet beter en dan blijft het geld weg.'

De Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk adviseert direct aangifte te doen als het geld weg blijft. Veel organisaties hebben de neiging om de fraude intern op te lossen en er niet mee naar buiten te komen. Dan is de kans nog kleiner dat je geld terugkrijgt.

Voorkomen is natuurlijk nog beter, zegt Hetem. Hou de geldstromen in de gaten, zorg dat de penningmeester niet als enige bij het geld kan en stel een goede kascommissie aan. Als de penningmeester de jaarrekening niet kan uitleggen, word dan achterdochtig. En neem de volgende maatregelen, zegt Hetem:

1. Beperk het contante geldverkeer

Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen per bank te laten plaatsvinden. De kans op diefstal wordt hierdoor kleiner. Geldverkeer via de bank wordt automatisch geregistreerd.

2. Periodieke controle van alle betalingen

Een bestuurslid (niet de penningmeester) controleert bijvoorbeeld maandelijks alle betalingen (en geldopnamen van spaarrekeningen e.d.). De controle vindt plaats aan de hand van de originele dagafschriften van alle bankrekeningen. Of (bij internetbankieren) door het raadplegen van alle mutaties via internet. De controleur heeft toegangsmogelijkheid tot het internetbankieren, zonder de mogelijkheid om zelf betalingen te verrichten.

3. Jaarlijkse degelijke controle door de kascommissie 

Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen.

Het bestuur stimuleert dat de kascommissie deskundig is (doet bijvoorbeeld een voorstel voor de bemensing voor de ledenvergadering), voorziet de commissie van alle gevraagde informatie en ondersteuning. Zodra de leden van de kascommissie zijn benoemd, bespreekt het bestuur met hen de wederzijdse verwachtingen. De kascommissie maakt zoveel mogelijk gebruik van checklists. Die zijn te vinden in De Kascommissiegids van drs. Maarten den Ouden.

4. Afspraken over betalingen aan bestuursleden 

Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen (van kosten en/of tijd) bestuursleden mogen declareren binnen welke termijn dat moet gebeuren. Neem als voorbeeld de autovergoeding. Is dat een vast bedrag per km? Of de werkelijke benzinekosten? Of de werkelijke totale kosten per kilometer? Lenen van geld van de vereniging is nooit toegestaan.

5. Penningmeester mag uitsluitend betalingen doen die zijn gefiatteerd door een ander bestuurslid 

De penningmeester controleert onder meer of schriftelijk fiat aanwezig is en of de rekening/factuur verder in orde is. Daarna verricht hij de daadwerkelijke betaling en verwerkt deze in de administratie. Eventueel laat u deze maatregel alleen gelden voor betalingen boven een bepaald bedrag. Als één bestuurslid alle betalingen fiatteert, kan dit bestuurslid ook periodiek controleren (zie punt 2) of alleen betalingen zijn gedaan die door hem zijn gefiatteerd.

6. Factuuradres is niet het adres van de penningmeester 

Omdat de penningsmeester voor betaling het fiat nodig heeft van een bestuurslid, is het handig om het factuuradres dat van bijvoorbeeld de secretaris te maken. Het voordeel van deze maatregel is dat eventuele betalingsherinneringen ook bij anderen dan de penningmeester bekend worden.

De tips gaan verder onder de video.

7. Limieten instellen voor bankrekeningen 

Banken bieden diverse mogelijkheden om limieten in te stellen voor het maximale bedrag dat per dag mag worden overgeboekt. Of om in te stellen dat voor bedragen boven een bepaalde grens altijd twee autorisaties nodig zijn. Zorg ervoor dat het bestuurslid die de bevoegdheid heeft om deze limieten in te stellen iemand anders is dan degene die de betalingen verricht.

8. Sluitende procedures bij contant geld 

Als binnen uw organisatie toch met contant geld moet worden gewerkt (zie punt 1), zorg dan voor sluitende procedures. Bijvoorbeeld:

  • Stort aan het einde van het jaar alle contante gelden af bij de bank. Hierdoor kan de kascommissie een goede controle maken.
  • Beperk de hoeveelheid geld in kas en spreek een maximumbedrag af. Stort boven dit bedrag altijd direct af.
  • Laat bij collectes e.d. met een onzekere opbrengst altijd geld tellen door twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen.
  • Heeft u een kantine? Werk dan met een kassa, houd frequent inventarisaties, laat tussentijdse controles door de kascommissie uitvoeren.
  • Zorg bij kaartjesverkoop voor genummerde kaartjes. Stel dagelijks aansluiting vast tussen aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld.

9. Referenties nagaan 

Stelt u een nieuwe penningmeester aan, of iemand anders die met geld van uw vereniging of stichting in aanraking komt? Doe navraag bij de organisaties waar de vrijwilliger voorheen werkzaam was of nog is. Vraag een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan op het screeningsprofiel Geld. 

10. Offertes 

Vraag bij investeringen of andere grote uitgaven boven een bepaald bedrag altijd bij ten minste drie verschillende aanbieders een offerte aan.

11. Registreer bezittingen 

Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw vereniging en inventariseer periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn.

 

Zie ook: 'Penningmeester steelt geld van theatergezelschap'

Deel dit artikel:

Reageren